KI-Umsetzung für die öffentliche Verwaltung
KI-Umsetzung: vom Ist-Prozess in den laufenden Betrieb.
Von der Prozessaufnahme über den Soll-Prozess bis zu Anwendungen, die Ihre Verwaltung selbst weiterbetreibt, integriert in Fachverfahren und E-Akte.
Erstgespräch vereinbarenKI-Umsetzung heißt hier: Die Vorgänge einer Fachdienststelle werden aufgenommen, der Soll-Prozess wird in Abstimmung mit der Dienststelle modelliert und anschließend stufenweise in den Betrieb überführt, integriert in bestehende Fachverfahren und die E-Akte. Die Wirkung wird auf Maßnahmenebene gemessen, in Bearbeitungszeit und in Euro. Ziel ist der Betrieb durch Ihre Verwaltung selbst.
Vom Ist- zum Soll-Prozess
Die Umsetzung beginnt mit der Aufnahme der Ist-Prozesse vor Ort. Der Soll-Prozess wird in Abstimmung mit der Fachdienststelle modelliert; am Ende der Aufnahme steht ein Konzept mit priorisierten Vorgängen. Die Aufnahme ist entgeltlich; bei Beauftragung der Umsetzung wird das Entgelt angerechnet.
Integriert in Fachverfahren und E-Akte
Die Lösung fügt sich in bestehende Fachverfahren und die E-Akte ein, statt ein weiteres Silo zu schaffen. Interoperabilität mit der vorhandenen Verfahrenslandschaft ist Bau-Voraussetzung, kein nachgelagerter Wunsch; ein Verfahrenswechsel ist nicht erforderlich.
Machbarkeitsnachweis vor der Ausweitung
Zunächst fokussiert auf einen Anwendungsfall, danach sukzessive Ausdehnung auf weitere Handlungsfelder. Wo der Nutzen strittig ist, wird nach der Aufnahme zuerst ein Anwendungsfall als Nachweis gebaut, an Ihren eigenen Vorgängen. So wird eine Überlastung der Fachdienststellen vermieden.
Einführung und Inbetriebnahme
Die Einrichtung des Zugangs erfolgt über Ihre bestehenden Benutzerkonten, mit Lizenzverwaltung und Schulung der Schlüsselnutzer, bis die Anwendung im Wirkbetrieb läuft. Das gilt für jedes Modell, das in Ihrer Verwaltung zum Einsatz kommt.
KI-Agenten für die Sachbearbeitung
Wir richten KI-gestützte Assistenzfunktionen („Agenten") ein, die Vorgänge vorsortieren, Entwürfe vorbereiten und Rechnungen oder Anträge vorprüfen. Die Entscheidung bleibt bei Ihren Beschäftigten; Freigabepunkte sind fest definiert. Rückstände und Durchlaufzeiten gehen messbar zurück, die Wirkungsmessung erfolgt auf Maßnahmenebene.
Migration bestehender KI-Anwendungen
Bestehende KI-Anwendungen anderer Anbieter werden in geplanten Schritten überführt, mit Testlauf vor der Umstellung. Eingaben, Schnittstellen und Auswertungen werden dabei übernommen; der Parallelbetrieb endet erst nach erfolgreicher Abnahme.
Digitale Souveränität
Der Betriebsweg richtet sich nach der Datenlage: Public Cloud für Unkritisches, EU-Cloud oder Betrieb im eigenen Rechenzentrum, wo Bürger- oder Sozialdaten betroffen sind. Das dreistufige Infrastruktur-Modell hält sensible Daten dort, wo Ihre Vorgaben es verlangen.
Beteiligung und Mitbestimmung
Der Personalrat ist nach dem jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetz zu beteiligen, wenn eine Einführung geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, oder wenn sich Arbeitsabläufe wesentlich ändern. Diese Einordnung wird für jedes Vorhaben einzeln geklärt, im Zweifel vor Verfahrensbeginn. Die Mitwirkung der Fachdienststellen erfolgt zunächst durch die Bereiche, die dazu bereit sind.
Betriebsführung auf Zeit
Bis Ihre Verwaltung den Betrieb vollständig führt, übernehmen wir ihn auf Wunsch befristet: Überwachung, Störungsbehebung und Kostenkontrolle, einschließlich der passenden Modellwahl je Aufgabe. Der Übergabetermin wird vertraglich festgelegt; das Ziel bleibt der Eigenbetrieb.
Verstetigung im eigenen Haus
Dokumentation, Schulung der Schlüsselnutzer und die schrittweise Übergabe des Betriebs gehören zum Auftrag. Auf Wunsch wird dabei ein internes Kompetenzzentrum aufgebaut, das neue Anwendungsfälle anschließend selbst aufsetzt. Wissensbasis und Agenten verbleiben bei Ihrer Verwaltung.
So starten wir.
- 1
Prozessaufnahme und Konzept
Die Ist-Prozesse werden vor Ort aufgenommen, der Soll-Prozess wird in Abstimmung mit der Fachdienststelle modelliert. Die Aufnahme ist entgeltlich und wird bei Beauftragung der Umsetzung angerechnet.
- 2
Umsetzung in Stufen
Vom Soll-Prozess über die Automatisierung bis zu Assistenzfunktionen mit definierten Freigabepunkten. Jede Stufe geht einzeln in den Wirkbetrieb; die Wirkungsmessung läuft ab der ersten Stufe mit.
- 3
Übergabe in den Eigenbetrieb
Jeder Baustein wird dokumentiert, die Schlüsselnutzer werden geschult, der Betrieb wird Schritt für Schritt übergeben. Ihre Verwaltung führt Wissensbasis und Agenten selbst weiter.
- Jetzt
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Häufige Fragen.
Wie wird eine KI-Umsetzung haushalterisch eingeordnet?
Beratungs- und Einführungsleistungen sind konsumtiver Aufwand. Bei Software ist nur der dauerhafte Lizenzerwerb oberhalb der Aktivierungsgrenze Ihrer Kommune investiv; laufende Nutzungsentgelte sind konsumtiv einzuplanen. Für eine erste Einordnung nennen wir eine unverbindliche Kostenabschätzung; eine eigenständige Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wird als Anlage zur Vorlage vorbereitet.
Funktioniert das mit unseren Fachverfahren?
Ja. Gearbeitet wird mit der vorhandenen Verfahrenslandschaft einschließlich E-Akte; die Assistenzfunktionen setzen auf bestehende Datenquellen auf. Ein Verfahrenswechsel ist keine Voraussetzung.
Wann ist der Personalrat zu beteiligen?
Nach dem jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetz insbesondere dann, wenn eine Einführung geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, oder wenn sich Arbeitsabläufe wesentlich ändern. Diese Einordnung wird für jedes Vorhaben einzeln geklärt, im Zweifel vor Verfahrensbeginn; die Unterlagen dafür liefern wir zu.
Was geschieht mit Bürger- und Sozialdaten?
Der Betriebsweg richtet sich nach der Datenlage: Public Cloud für Unkritisches, EU-Cloud oder Betrieb im eigenen Rechenzentrum, wo Bürger- oder Sozialdaten betroffen sind. Wo eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich ist, wird sie im Vorhaben vorbereitet.
Entsteht eine dauerhafte Abhängigkeit vom Anbieter?
Nein. Der Betrieb durch Ihre Verwaltung selbst ist Teil des Auftrags: Dokumentation, Schulung der Schlüsselnutzer und die schrittweise Übergabe gehören zur Umsetzung; Wissensbasis und Agenten verbleiben bei Ihnen. Eine übergangsweise Betriebsführung durch uns wird befristet und mit festem Übergabetermin vereinbart.
Weitere Leistungen
Zwei Tage vor Ort, kleine Gruppe.
KI-Readiness und Compliance für KommunenDas Assessment erfasst die KI-Anwendungen Ihrer Verwaltung, ordnet sie den Pflichten aus KI-Verordnung und DSGVO zu und liefert die Grundlage für die Befassung von Verwaltungsvorstand und Rat.
Machen wir gemeinsam den nächsten Schritt.
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